Tytuł: Zmiana siedziby firmy – gdzie zgłosić krok po kroku w 2025 roku | Sprawdź poradnik i uniknij błędów
Autor: Michał Wysocki
Data publikacji: 22 sierpnia 2025 r.
Data ostatniej aktualizacji: 22 sierpnia 2025 r.
Zmiana siedziby firmy w 2025 roku to proces, który wymaga nie tylko odpowiednich formalności, ale także znajomości obowiązków wobec urzędów i instytucji. W dobie cyfryzacji i e-administracji procedura wydaje się prostsza niż jeszcze kilka lat temu, ale w praktyce nadal wielu przedsiębiorców popełnia błędy. Poniżej znajdziesz kompletny poradnik krok po kroku, który pomoże Ci przejść przez proces zmiany adresu bez komplikacji.
W tym artykule dowiesz się m.in.:
- gdzie zgłosić zmianę siedziby firmy w 2025 roku,
- jakie dokumenty przygotować,
- jakie są terminy zgłoszeń,
- jakie instytucje muszą zostać poinformowane,
- jak wygląda procedura w CEIDG i KRS,
- jakie kary grożą za brak aktualizacji danych.
Czytaj dalej, aby uniknąć problemów i dowiedzieć się, jak szybko i skutecznie przeprowadzić zmianę adresu Twojej firmy.
Spis treści
- Zmiana siedziby firmy – obowiązki przedsiębiorcy w 2025 roku
- Zmiana adresu w CEIDG – krok po kroku
- Zmiana adresu w KRS – obowiązki spółek
- Aktualizacja danych w urzędzie skarbowym i ZUS
- Zmiana siedziby a bank i kontrahenci
- Terminy zgłoszeń i możliwe sankcje
- Podsumowanie – jak uniknąć problemów
Zmiana siedziby firmy – obowiązki przedsiębiorcy w 2025 roku
Zmiana adresu to jedna z najczęstszych modyfikacji w działalności gospodarczej. W 2025 roku przepisy nie różnią się znacząco od poprzednich lat, jednak rosnące wymagania dotyczące przejrzystości danych sprawiają, że urzędy baczniej kontrolują terminowość zgłoszeń. Przedsiębiorca musi zadbać o aktualizację informacji w rejestrach publicznych oraz w relacjach biznesowych.
Obowiązki różnią się w zależności od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę wpisaną do KRS.
Zmiana adresu w CEIDG – krok po kroku
Każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma obowiązek zgłosić zmianę adresu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Procedura odbywa się w pełni online i jest bezpłatna.
Jak to zrobić?
- Zaloguj się na stronę www.biznes.gov.pl.
- Wybierz formularz CEIDG-1 (aktualizacja wpisu).
- Wypełnij dane nowej siedziby firmy.
- Podpisz elektronicznie (profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany).
- Złóż wniosek.
Zmiana jest skuteczna z dniem wskazanym we wniosku, a informacja automatycznie trafia do urzędu skarbowego, ZUS oraz GUS.
Zmiana adresu w KRS – obowiązki spółek
Spółki prawa handlowego (sp. z o.o., S.A., spółki komandytowe i inne) muszą zgłosić zmianę adresu w Krajowym Rejestrze Sądowym. W 2025 roku wszystkie formalności odbywają się przez system PRS (Portal Rejestrów Sądowych).
Kroki do wykonania:
- Zaloguj się do systemu PRS.
- Wypełnij formularz KRS-Z3 (dla spółek kapitałowych) lub odpowiedni formularz dla danej formy prawnej.
- Dołącz uchwałę wspólników lub akcjonariuszy o zmianie siedziby.
- Dołącz zmieniony statut lub umowę spółki, jeśli nowa siedziba znajduje się w innym mieście.
- Uiść opłatę sądową (250 zł za wpis + 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).
Decyzja sądu rejestrowego następuje zwykle w ciągu kilku dni roboczych.
Aktualizacja danych w urzędzie skarbowym i ZUS
Dzięki integracji systemów administracji publicznej, zgłoszenie w CEIDG lub KRS automatycznie przekazywane jest do urzędu skarbowego i ZUS. Jednak przedsiębiorca powinien upewnić się, że dane faktycznie zostały zaktualizowane.
- Urząd Skarbowy – aktualizacja adresu jest kluczowa dla doręczeń i kontaktu w sprawach podatkowych.
- ZUS – nowe dane muszą znaleźć się w systemie, aby nie doszło do problemów z rozliczeniami składek.
Zmiana siedziby a bank i kontrahenci
Zmiana adresu firmy nie kończy się na urzędach. Niezbędne jest poinformowanie partnerów biznesowych oraz instytucji finansowych.
Najczęściej aktualizowane miejsca:
- bank (dla poprawności przelewów i dokumentów),
- kontrahenci (dla faktur i umów),
- operatorzy telefonii, dostawcy internetu, leasingodawcy,
- ubezpieczyciele,
- klienci – warto wysłać newsletter lub komunikat na stronie.
Terminy zgłoszeń i możliwe sankcje
- Wpis w CEIDG należy zaktualizować niezwłocznie, najlepiej w dniu faktycznej zmiany adresu.
- W KRS wniosek należy złożyć w ciągu 7 dni od podjęcia uchwały.
Brak aktualizacji danych może skutkować:
- problemami z doręczeniem korespondencji urzędowej,
- karami finansowymi,
- odpowiedzialnością zarządu spółki za brak rzetelności danych w KRS,
- utratą wiarygodności w oczach kontrahentów.
Podsumowanie – jak uniknąć problemów
Zmiana siedziby firmy w 2025 roku to proces w dużej mierze zdigitalizowany, ale wymagający staranności i znajomości terminów. Najważniejsze kroki to:
- zgłoszenie zmiany w CEIDG lub KRS,
- upewnienie się, że urząd skarbowy i ZUS otrzymały informację,
- poinformowanie banku i kontrahentów,
- dochowanie terminów, aby uniknąć sankcji.
Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu proces ten przebiegnie bezproblemowo, a Twoja firma zachowa płynność w relacjach z administracją i partnerami biznesowymi.
