Nadgodziny to jeden z najbardziej problematycznych obszarów prawa pracy w Polsce. W 2025 roku, przy rosnącej presji na efektywność i niedoborach kadrowych, pytanie o urlop za nadgodziny wraca częściej niż kiedykolwiek. Czy pracownik może zamiast pieniędzy odebrać wolne? Kiedy pracodawca ma prawo narzucić formę rekompensaty? I jak interpretować aktualne przepisy Kodeksu pracy?

W tym artykule wyjaśniamy:

• jak Kodeks pracy reguluje nadgodziny w 2025 roku,
• czy „urlop za nadgodziny” istnieje w sensie prawnym,
• jakie prawa ma pracownik, a jakie obowiązki pracodawca,
• jakie błędy najczęściej popełniają firmy i działy HR.

O czym jest ten artykuł?
To kompleksowe, eksperckie omówienie aktualnych przepisów, interpretacji oraz praktyki rynkowej dotyczącej czasu wolnego za nadgodziny. Tekst skierowany jest zarówno do pracowników, jak i pracodawców, menedżerów oraz specjalistów HR.
Czytaj więcej…

Spis treści

• Czym są nadgodziny według Kodeksu pracy
• Urlop za nadgodziny – pojęcie potoczne a prawo
• Czas wolny za nadgodziny na wniosek pracownika
• Czas wolny z inicjatywy pracodawcy
• Nadgodziny a dodatki do wynagrodzenia
• Ewidencja czasu pracy i jej znaczenie
• Najczęstsze spory i stanowiska PIP oraz sądów
• Podsumowanie – co warto zapamiętać w 2025 roku

Czym są nadgodziny według Kodeksu pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy, nadgodziny to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, czyli co do zasady ponad 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. W 2025 roku te podstawowe zasady nie uległy zmianie, jednak ich interpretacja nabrała znaczenia w kontekście pracy zdalnej i elastycznych systemów czasu pracy.

Nadgodziny są dopuszczalne wyłącznie w określonych przypadkach, takich jak:

• konieczność prowadzenia akcji ratowniczej,
• szczególne potrzeby pracodawcy.

Już na tym etapie pojawia się kluczowe pytanie: jak pracownik ma zostać za te godziny zrekompensowany?

Urlop za nadgodziny – pojęcie potoczne a prawo

W języku potocznym często mówi się o „urlopie za nadgodziny”, jednak Kodeks pracy nie zna takiego pojęcia. To ważne rozróżnienie, ponieważ urlop wypoczynkowy i czas wolny za nadgodziny to dwie zupełnie różne instytucje prawne.

W praktyce,stripowanie pojęć prowadzi do nieporozumień:

• urlop wypoczynkowy jest prawem niezbywalnym,
• czas wolny za nadgodziny jest formą rekompensaty za dodatkową pracę.

Używanie określenia „urlop za nadgodziny” jest więc uproszczeniem, które może mieć konsekwencje prawne, zwłaszcza w sporach z pracodawcą.

Czas wolny za nadgodziny na wniosek pracownika

Jeżeli to pracownik składa wniosek o udzielenie czasu wolnego zamiast dodatku pieniężnego, pracodawca może – ale nie musi – go uwzględnić. Jeżeli jednak się zgodzi, czas wolny udzielany jest w wymiarze 1:1, czyli jedna godzina wolnego za jedną godzinę nadliczbową.

To rozwiązanie często wybierane przez pracowników, którzy:

• cenią elastyczność,
• chcą uniknąć wyższego opodatkowania dodatków,
• planują dłuższy odpoczynek w innym terminie.

W 2025 roku coraz częściej spotyka się takie wnioski w sektorach opartych na pracy projektowej.

Czas wolny z inicjatywy pracodawcy

Inaczej wygląda sytuacja, gdy to pracodawca decyduje o udzieleniu czasu wolnego. Wówczas obowiązuje przelicznik 1:1,5, czyli za każdą godzinę nadliczbową pracownik powinien otrzymać półtorej godziny wolnego.

To rozwiązanie ma na celu zrównoważenie faktu, że pracownik nie otrzymuje dodatku pieniężnego. Co istotne:

• czas wolny musi być udzielony do końca okresu rozliczeniowego,
• pracodawca nie może dowolnie przesuwać tego terminu.

Naruszenie tych zasad może skutkować sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Nadgodziny a dodatki do wynagrodzenia

Jeżeli nie dochodzi do udzielenia czasu wolnego, pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek:

• 50% wynagrodzenia – w większości przypadków,
• 100% – m.in. za pracę w nocy, niedziele i święta.

W 2025 roku, przy rosnącym minimalnym wynagrodzeniu, dodatki za nadgodziny stają się coraz bardziej odczuwalne dla budżetów firm, co wpływa na strategie zarządzania czasem pracy.

Ewidencja czasu pracy i jej znaczenie

Bez rzetelnej ewidencji czasu pracy nie sposób prawidłowo rozliczyć nadgodzin. To obowiązek pracodawcy, który nabiera szczególnego znaczenia w modelu pracy hybrydowej i zdalnej.

Błędy w ewidencji mogą prowadzić do:

• roszczeń finansowych pracowników,
• kar administracyjnych,
• przegranych sporów sądowych.

Dlatego w 2025 roku coraz więcej firm inwestuje w cyfrowe systemy rejestracji czasu pracy.

Najczęstsze spory i stanowiska PIP oraz sądów

Spory dotyczące nadgodzin należą do najczęstszych spraw trafiających do sądów pracy. Państwowa Inspekcja Pracy konsekwentnie podkreśla, że:

• brak wniosku pracownika wyklucza czas wolny 1:1,
• „nieformalny odbiór godzin” jest naruszeniem prawa.

Orzecznictwo sądowe potwierdza, że to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu w zakresie prawidłowego rozliczenia nadgodzin.

Podsumowanie – co warto zapamiętać w 2025 roku

Urlop za nadgodziny to skrót myślowy, który nie funkcjonuje w Kodeksie pracy, ale czas wolny jako forma rekompensaty – jak najbardziej. W 2025 roku kluczowe znaczenie mają:

• jasne zasady,
• poprawna dokumentacja,
• świadomość praw po obu stronach stosunku pracy.

Dla pracowników to wiedza, która pozwala egzekwować swoje prawa. Dla pracodawców – sposób na ograniczenie ryzyk prawnych i finansowych.