Tytuł: Delegacja służbowa bez tajemnic – jak rozliczyć wydatki w firmie?

Autor: Anna Nowicka
Data publikacji: 16 maja 2025
Data ostatniej aktualizacji: 16 maja 2025

---

Delegacja krajowa przedsiębiorcy – co musisz wiedzieć?

Delegacje krajowe to codzienność w działalności wielu firm. Jednak prawidłowe ich rozliczenie może przysporzyć kłopotów nawet doświadczonym przedsiębiorcom. Niezależnie od formy prowadzenia działalności – jednoosobowej firmy czy spółki – musisz znać zasady dokumentowania i księgowania kosztów podróży służbowych. W przeciwnym razie możesz narazić się na nieprzyjemności podczas kontroli skarbowej lub odliczyć mniej kosztów, niż rzeczywiście poniosłeś.

W tym artykule dowiesz się:

• Jak zaksięgować koszty delegacji krajowej?
• Co można, a czego nie można ująć w kosztach?
• Jak dokumentować wyjazdy służbowe?
• Jak obliczyć dietę i inne należności?
• Jakie są najczęstsze błędy i jak ich unikać?

Czytaj dalej, jeśli chcesz dowiedzieć się:

• Jak przygotować się do wyjazdu służbowego jako przedsiębiorca?
• Jak dokumentować koszty delegacji, by były zgodne z przepisami?
• Które wydatki mogą być zaksięgowane, a które nie?

---

Spis treści

• Czym jest delegacja krajowa przedsiębiorcy?
• Zasady rozliczania delegacji w działalności gospodarczej
• Jakie koszty delegacji można księgować?
• Jak dokumentować wydatki z podróży służbowej?
• Jak obliczyć dietę przedsiębiorcy?
• Delegacja krajowa – przykłady księgowania
• Najczęstsze błędy i pułapki
• Podsumowanie

---

Czym jest delegacja krajowa przedsiębiorcy?

Delegacja krajowa to wyjazd służbowy na terenie Polski, którego celem jest realizacja zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – np. spotkanie z kontrahentem, udział w konferencji, odbiór towaru czy montaż urządzeń.

W przypadku przedsiębiorców (prowadzących JDG lub będących wspólnikami spółek) przepisy nie są tak szczegółowe jak dla pracowników – jednak istnieją określone warunki, które muszą być spełnione, aby wydatki mogły być ujęte jako koszt uzyskania przychodu.

---

Zasady rozliczania delegacji w działalności gospodarczej

Przedsiębiorca nie ma obowiązku sporządzania polecenia wyjazdu służbowego jak w przypadku pracowników, ale warto sporządzić notatkę służbową zawierającą:

• cel i miejsce wyjazdu,
• daty rozpoczęcia i zakończenia,
• opis wykonanych działań,
• załączniki (faktury, bilety itp.).

Rozliczenia dokonuje się zazwyczaj po powrocie, na podstawie zebranych dokumentów.

---

Jakie koszty delegacji można księgować?

Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć m.in.:

• koszty transportu: bilety kolejowe, autobusowe, opłaty za autostradę, paliwo (przy pojeździe firmowym),
• noclegi: rachunki za hotele, pensjonaty,
• diety: określone stawki (obecnie 45 zł/dobę),
• inne wydatki służbowe: np. opłaty za parking, bilety wstępu na konferencje, zakup niezbędnych materiałów.

Uwaga: posiłki (poza dietą) czy prywatne zakupy nie mogą być ujęte jako koszt.

---

Jak dokumentować wydatki z podróży służbowej?

Dokumentacja musi być rzetelna i czytelna. W szczególności:

• faktury/paragony zawierające dane firmy (jeśli możliwe),
• bilety z nazwą przewoźnika, datą i trasą,
• potwierdzenia płatności (np. wyciąg z konta),
• ewidencja przebiegu pojazdu (jeśli użyto prywatnego auta).

Dla diety wystarczy notatka służbowa z określeniem czasu trwania wyjazdu.

---

Jak obliczyć dietę przedsiębiorcy?

Dieta krajowa przysługuje za każdą rozpoczętą dobę delegacji. Stawki są ustalane w rozporządzeniu i wynoszą:

• do 8 godzin – brak diety,
• od 8 do 12 godzin – 50% stawki (22,50 zł),
• powyżej 12 godzin – pełna stawka (45 zł).

Diety nie są objęte podatkiem dochodowym, ale muszą być związane z podróżą służbową.

---

Delegacja krajowa – przykłady księgowania

Przykład 1:
Przedsiębiorca jedzie z Krakowa do Warszawy na spotkanie z klientem. Wyjazd trwa 1 dzień (6:00–22:00).

• Dieta: 45 zł
• Bilet PKP: 160 zł
• Lunch z klientem: 85 zł (niekwalifikowany)
• Taxi: 40 zł

Księgujemy: dieta, bilet, taxi = 245 zł jako koszt uzyskania przychodu.

Przykład 2:
Dwudniowy wyjazd na targi branżowe. Nocleg w hotelu (250 zł), paliwo (130 zł), dieta 2 dni = 90 zł.

Księgujemy: hotel, paliwo, dieta = 470 zł

---

Najczęstsze błędy i pułapki

• Brak dokumentacji potwierdzającej cel delegacji
• Rozliczanie prywatnych wydatków jako koszt firmowy
• Brak ewidencji przebiegu pojazdu przy rozliczaniu paliwa
• Nieprawidłowe obliczanie diet (np. za krótki czas)
• Księgowanie diet bez faktycznego wyjazdu służbowego

---

Podsumowanie

Delegacja krajowa przedsiębiorcy może stanowić realny koszt uzyskania przychodu, ale tylko wtedy, gdy jest właściwie udokumentowana i zgodna z celem prowadzonej działalności. Warto przygotować się do wyjazdu wcześniej, zbierać dowody i stworzyć prostą notatkę służbową.

Poprawne rozliczenie delegacji pozwoli nie tylko uniknąć problemów z urzędem skarbowym, ale również zoptymalizować koszty prowadzenia firmy. Jeśli masz wątpliwości, skorzystaj z pomocy biura rachunkowego lub doradcy podatkowego.